Daugelis įmonių rengia įvairius susitikimus, kuriuose rengiamos tam tikros peržiūros, susitikimai su komanda, kas mėnesį atliekamos veiklos apžvalgos, aptariamos neplanuotos kliūtys, aptariamas kažkas naujo ir pan. Tačiau koks yra įprastas pasikartojančių susitikimų skaičius? Ką galima suprasti iš susirinkimų skaičiaus organizacijoje?
Kiekvienas susitikimas turi būti vertingas.
Kalbant apie susitikimų valdymą, dažnai pamirštama, kad kiekvienas susitikimas turi užtikrinti, kad jo pabaigoje būtų pasiektas rezultatas arba susitarimas. Todėl planuojant bet kurį susitikimą reikia pagalvoti apie keletą pagrindinių dalykų:
Kokia yra pagrindinė priežastis ir pagrindinis tikslas, kurį norite pasiekti per susitikimą?
Kas yra susitikimo dalyviai?
Kokie pagrindiniai kiekvieno dalyvio vaidmenys?
Koks yra geriausias būdas surengti susitikimą, kad būtų pasiektas rezultatas?
Kaip papasakosite istoriją ir eisite į susiderinimą ar susitarimą, kurį norite pasiekti?
Kokie galimi tolesni veiksmai po susitikimo? Taip, apie tai reikia pagalvoti iš anksto, įsivardinant įvairius scenarijus ir būti jiems pasiruošus.
Susitikimai susiję su įvairiausiomis peržiūromis, informacijos pasidalinimu dažnai gali reikšti, kad tam tikrose organizacijos procesuose yra trūkumų.
Nėra įmonės, kurioje nerastumėte įvairių susitikimų, kurių tikslas būtų pasidalinti informacija su kitomis organizacijos dalimis. Turėti tokius susitikimus yra sveika, ypač kai sprendžiate jautrias temas, strateginius klausimus arba stengiatės, kad žmonės turėtų erdvę, kurioje galėtų išreikšti savo jausmus sunkiais laikais. Nepaisant to, svarbu, kad šie susitikimai netaptų vieninteliu būdu išspręsti atvirus klausimus. Jei jūsų darbotvarkėje didžioji dalis sustikimų yra susijusi su įvariausiais informacijos pasidalinimu ar atnaujinimu, tai gali reikšti, kad įmonė yra labai bendradarbiaujanti, o veikiau turi procesų brandos iššūkių ir jie neveikia taip, kaip turėtų.
Jei atsidūrėte anksčiau aprašytoje situacijoje, geriausias pirmas žingsnis norint suprasti, kaip tvarkyti sunkią posėdžių darbotvarkę ir kur investuoti laiką taisant procesus, įrankius ir ryšius, yra pradėti rengti susitikimų registrą, kuriame nurodytumėte:
susitikimo tikslą
tikslą, kurį norite pasiekti susitikimu
dalyvių skaičių
dalyvių, kuriems reikia dalyvauti, vaidmenis
susitikimo dažnumą
Naudodami registrą nesunkiai pastebėsite: kur galimas dubliavimas, kur turėtumėte ieškoti sprendimo, kaip geriau išssiųsti el. laišką, o ne surinkti visus žmones, kuriuos susitikimus prasminga sujungti, kur proceso įrankis nėra pakankamai išnaudojamas ir pan.
Pabaigai
Daugelis susitikimų per savaitę nereiškia, kad žmonės geriau bendradarbiaus, tai greičiau reiškia, kad pradėsite girdėti, kad nėra pakankamai laiko atlikti kitus darbus. Kad būtumėte tikri, jog organizuojami tik vertę kuriantys susitikimai, įsitikinkite, kad kiekvienas susitikimas turi aiškų tikslą, kurį reikia pasiekti, jei sunku apibrėžti tikslą, atsisakykite susitikimo – tai reiškia, kad tai bus laiko švaistymas. Jei jau jaučiate, kad vyksta per daug susitikimų – sudarykite susitikimų registrą – nėra nieko blogiau už beprasmiškus susitikimus, kurie neduoda realaus rezultato – jie ne tik valgo laiką, bet ir veikia žmonių motyvaciją.