Kiekvienas procesas įmonėje turi turėti įrankį, kuris įgalintų procesą efektyviai veikti, suteikti matomumą, ataskaitas. Kadangi yra daug įvairių galimų sprendimų, kuriuos galima naudoti skirtingiems dalykams, kaip išsirinkti geriausią?
Nepasirinkite įrankio, kol neapibrėžiamas procesas.
Viena iš dažniausiai pasitaikančių klaidų, kai renkami įrankiai įvairiems procesams, nebūna jokio proceso apibrėžto, o įrankis jau yra diegiamas. Dažniausiai tai lemia situacijas, kai pasirenkami įrankiai reikalauja daug pritaikymų, kainuojančių pinigų ir laiko. Todėl, net jei procesas yra labai paprastas ir gana aiškus, prieš priimant sprendimus turėtų būti bent:
aprašyti proceso veiksmai.
apibrėžta, kokia informacija turėtų būti matoma.
ataskaitos, kurių gali prireikti bent jau pačioje pradžioje.
Žinoma, tai nereiškia, kad nuo pat pradžių reikia apibūdinti itin sudėtingą procesą, bet kryptis, ko norite pasiekti, kas yra svarbu kaip rezultatas ir iš kur bei kaip bus gaunama informacija į įranį, yra privaloma.
Rinkdamiesi įrankį labai aiškiai nurodykite, kas svarbu.
Kaip kiekvienas gali įsivaizduoti, rinkoje yra daug įdomių įrankių, kuriuos galima nusipirkti už bet kokią kainą. Dažniausiai žmonės pamiršta išanalizuoti tai, kas egzistuoja įmonėje, ką galbūt galima panaudoti dar kartą. Jei toks esamų įrankių pritaikymas nėra tinkamas, renkantis įrankį nenaudokite kainos kaip pagrindinio elemento. Priimant sprendimą, kurį įrankį pasirinkti, reikia pagalvoti apie kitus elementus:
Ar įmonėje yra žmonių, kurie žino, kaip veikia įrankis, ar tai bus kažkas naujo visai organizacijai?
Kiek žmonių turės išmokti naudotis įrankiu?
Kiek patogus naudoti įrankis yra lyginant su tais, prie kurių žmonės yra pripratę?
Kas yra tie žmonės, kurie turės išmokti šį įrankį (ar jie greitai mokosi, ar jie pripratę prie įvairių naujų sprendimų, kaip jie paprastai mokosi naujų dalykų: patys, o gal jums reikia žmogaus, pasiekiamo 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę). platus mokymas)?
Kaip greitai įrankį galima įdiegti (jei laiko juosta jums svarbi)?
Ar įrankis yra lankstus būsimiems proceso pakeitimams?
Kokie kiti įrankiai yra organizacijoje ir ar jie gali būti pritaikyti jūsų poreikiams?
Pabaigai
Visų pirma, jei manote, kad jums reikalingas įrankis funkcijoms, kurias atliekate jūsų komanda arba jūs, prieš pasirinkdami įsitikinkite, kad esate apibrėžę proceso veiksmus. Antra, išanalizuokite, kas jau egzistuoja organizacijoje ir ar pasiteisintų prisitaikymas prie jūsų turimų įrabkių. Galiausiai išanalizuokite įmonės aplinką ir suinteresuotąsias šalis, kurios turės naudoti įrankius, nes kaina neturėtų būti vienintelis sprendimo priėmimo veiksnys.