Didesnėse organizacijose galite rasti Projektų valdymo skyrių (PMO, angliškai – Project management office). Šis skyrius labai dažnai matomas, kaip tiesiog administracinis padalinys atliekantis tik pagalbos ar kontrolės funkciją. Kai yra poreikis mažinti operacines išlaidas, neretai Projektų valdymo skyrius yra iš tų, į kurį akys nukrypsta. Tai, kaip vis dėlto padaryti taip, kad PMO atliktų ne tik pagal pasaulinę metodiką aprašomas funkcijas, bet ir kurtų vertę?
Pradėkime nuo pagrindų: kas Projektų valdymo skyrius yra?
PMO yra padalinys, kuriame dirba specialistai išmanantys projektų valdymą bei organizacijoje taikomus projektų valdymo procesus, įrankius, sprendimų priėmimą. Neretai šie žmonės yra dalis projektų komandos ir dirba su projektų vadovais, kad užtikrintų, jog projektas laikosi projektų valdymo proceso bei jiems keliamus reikalavimus.
Kaip PMO gali kurti vertę organizacijoje?
Jei šio klausimo paklaustumėte projektų vadovų, atsakymas būtų labai paprastas „jei Projektų valdymo skyriaus darbuotojai, atliktų tam tikrus projekto darbus“. Taip, kartais tam tikrose organizacijose PMO atlieka tam tikrą projektų vadovo asistento vaidmenį, nes padeda tvarkytis su įvairiausiomis projekto užduotimis. Kai kuriose organizacijose Projektų valdymo skyrius būna padalintas į kelias dalis: projektų portfelį prižiūrintys darbuotojai ir darbuotojai, kurie dirba projektuose bei yra vadinami projekto koordinatoriais. Kaip PMO kuria vertę organizacijai?
Pagal pateiktą paskutinį pavyzdį yra dvi vertės, kurias PMO gali kurti:
projektų portfelio valdymas, o ypač visos organizacijos projektų plano valdymas, palaikymas ir susiejimas su organizacijos strateginiais tikslais. T.y. PMO kuria daugiausiai vertės, kai užtikrina, kad organizacijos žmonės dirbtų prie projektų, kurie kuria tiesioginę naudą organizacijos strateginiams tikslams pasiekti bei juos geba atvaizduoti organizacijos vadovybei
tiesioginis darbas projektų komandoje, kontroliuojant projekto biudžetą, padedant projekto vadovui ruoštis projekto valdymo grupės susitikimams, ir t.t.
mažiausiai vertės iš Projektų valdymo skyriaus yra matoma, jei šis padalinys atlieka tik projektų valdymo proceso savininko vaidmenį, bet nesigilina į tai, kas vyksta projektuose ir ar projektai kuria vertę, suplanuotą verslo plane.