PMO (angliškai Project Management Office) yra komanda, kurios viena iš funkcijų yra kontrolė. Skirtingose organizacijose reikalinga skirtingas kontrolės lygis projektų valdyme. Kaip žinoti, kada ir kokio lygio PMO kontrolė reikalinga?
Kas susiveda į PMO kontrolės funkciją?
projektų valdymo dokumentų turinio kontrolė: tikrinimas, ar dokumentai paruošti teisingai ir visa reikalinga informacija yra pateikta bei aprašyta
projektui rekalingų surinkti vizų kontrolė: patikra ar projektų vadovas turi visus įrodymus, kad visi, su kuriais turėjo susiderinti susiderino
projekto biudžeto plano kontrolė: patikra ar visi reikalingi kaštai suskaičiuoti ir suplanuoti
projekto biudžeto išlaidų kontrolė: ar tiek, kiek buvo planuota projektas išleido, jei ne, kokios to pokyčio priežastys
projekto įgyvendinimo plano kontrolė: detalaus projekto plano peržiūra įvertinant, ar jisai užtektinai detalus, ar užduotys priskirtos žmonės, ar logiškos trukmės skirtos skirtingoms fazėms, koks užduočių įgyvendinimo metodas pasirinktas (paralaliai ar viena po kitos) bei gilinimasis, kiek šis planas yra realistiškas
projekto komandos sudėties kontrolė: ar visi reikalingi resursai yra priskirti ir projektas yra pasiruošęs judėti toliau
projekto verslo plano kontrolė: ar projektas yra įsivertinęs planuojamas vertes, kurias planuoja pasiekti ir uždirbti projekto įgyvendinimo eigoje
projekto rizikų bei priklausomybių įsivertinimo kontrolė: ar visos rizikos bei priklausomybės yra įvertintos, ar teisingai aprašytos bei ar teisingi savininkai priskirti, bei ar visai tai atsispindi projekto įgyvendinimo plane
Kada ir kokio lygio PMO kontrolė reikalinga?
Kai diegiama PMO funkcija visų kontrolės mechanizmų diegti nevertėtų, nes taip galima perlenkti lazdą, tose vietose, kur kontrolė gali būti perteklinė.
Geriausia yra visų pirma įsivardinti pačias silpniausias vietas, kurias norima gerinti ir pakeitimus diegti palaipsniui, atsižvelgiant į:
kokia projektų valdymo bei kitų procesų branda,
koks savininkystės lygis, t.y. ar žmonės supranta savo atsakomybių ribas ir veikia kaip jų savininkai bei lyderiai
kokios svarbos bei kompleksikos projektai vyksta: jei projektai nėra tarpusavyje priklausom ir neturi griežtų terminų, kuriuos praleidus gali labai organizacijai skaudėti, tuo mažiau kontrolės reiktų taikyti