Visuose projektuose išgirsite tokį darinį, kaip Projektų valdymo grupė (angliškai - Project steering group, geresnio lietuviško atitikmens niekaip neradau).
Šis darinys yra labai svarbus kiekvieno projekts sėkmei. Ką vertėtų pie projektų valdymo grupes žinoti?
Kas yra projektų valdymo grupė projektų valdyme?
Projektų valdymas apibrėžia ne tik visus projektų etapus, bet sprendimų priėmimą projektų valdyme. Vienas iš pagrindinių sprendimo priėmėjų projekte yra projektų valdymo grupė. Ši žmonių grupė yra sudaroma
kiekvienam projektui atskirai. Ir jos sudėtis visada skiriasi.
Iš ko turėtų susidaryti projektų valdymo grupė?
Projektų valdymo grupėje turi būti sprendimo galią bei didžiulę įtaką projekto sėkmei turintys žmonės, kuriuos galima suskirstyti į 4 grupes:
tie, kurie turi sprendimo galią dėl projekto finansavimo
tie, kurie turi sprendimo galią dėl projektui skiriamų žmonių
tie, kurie stipriai bus paliesti projekto įgyvendinamo pokyčio
tie, kurie yra suinteresuoti projekto sėkme arba nesėkme, bei gali tai įtakoti
Kokius sprendimus gali priimti projekto valdymo grupė?
Labai neretai yra pamirštama auksinė taisyklė, kad projektų valdymo grupė gali priimti sprendimus tik projekto ribose, tai yra tik nustatyto biudžeto, sutartos trukmės bei apibrėžtos apimties rėmuose. Visi sprendimai, kurie yra susiję su projekto trukmės ilginimu ir kartais trumpinimu, jei tai reiškia, kad projekto apimtis keičiasi, arba projekto biudžeto pokyčiais bei apimties didinimu ar mažinimu nėra priimami projektų valdymo grupės narių. Tokiose situacijose projektų valdymo grupė atlieka tik patariamąjį vaidmenį ir galutinį sprendimą priima organizacijos aukštesni sprendžiamieji forumai, kurie turi matomumą, kokią įtaką vienoks ar kitoks projekto pokytis turės organizacijai bei kitiems organizacijoje vykstantiems projektams.
Ką verta dar žinoti apie projektų valdymo grupes?
Viena iš dažniausiai pasitaikančių rekomendacijų yra tai, kad projektų valdymo grupė turi rinktis bent kartą per mėnesį arba bent kartą per dvi savaites. Projekto vadovas šį forumą turi išnaudoti projekto:
a) statusui bei progresui aptarti,
b) kilusioms problemos spręsti,
c) prašyti patarimo bei pagalbos sprendžiant kilusius nesklandumus projekte.