Projektų valdymas susideda iš labai daug skirtgingų komponentų. Vienas iš jų - resursų valdymas. Labai daug kur tenka gauti, klausimą, kokie procesai ir įrankiai galėtų būti taikomi, kad būtų aišku kiek resursų reikia projektams įgyvendinti, kiek laiko jie bus reikalingi ir kada pagal resursų užimtumą būtų galima inicijuoti naują projektą.
Kas yra resursų valdymas?
Resursų valdymas apima visus reikiamus išteklius, kurie yra reikalingi projektui įgyvendinti. Tai gali būti: žmonės, mašinos, serveriai, įrankiai, ir t.t. Resursų valdymas pats savaime apima: reikalingų išteklių planavimą, jų suteikimą ir atidavimą, kai projektas užsibaigia.
Apie ką svarbu pagalvoti prieš diegant resursų valdymą projektų valdyme?
Yra keletas dalykų apie, kuriuos reikia visada pagalvoti, kai yra ruošiamasi resursai valdymo diegimui projektų valdyme:
Projekto vadovas reikalingus resursus turėtų suplanuoti bent 2 mėnesiais iš anksto. Kodėl? Nes nesvarbu, kokio dydžio organizacija tai būtų, kai kuriose sirtyse gali būti tam tikri tam tikrų kompetencijų limitai dėl organizacijos istorinių priežasčių, dėl tokios rinkos situacijos, dėl to, kad toje pačioje srityje vyksta daug kitų projektų.
Jei organizacijoje vyksta daugiau nei 3 - 5 projektai (priklausomai nuo jų sudėtingumo), resursų valdymui reikalingas įrankis, kuriame būtų galima matyti: kur šiuo metu resursai yra naudojami, kada jie atsilaisvins, kuris projektas jau laukia išteklių. Geriausio įrankio nėra, aš pati pradėjau su excel, tada perėjome į Jira, tačiau nei vienas įrankis neveiks jei tie, kurie turi užsakyti resursus, tie, kurie juos turi skirti ar atlaisvinti, nesinaudos įrankiu ir atitinkamai to nežymės tam skirtose vietose.
Kai projektas baigiasi, resursai turi būti atlaisvinti. Šita dalis yra viena dažniausiai primirštamų. Kodėl? Kalbu, ne apie žmogiškuosius resursus, o labiau apie tevhnologinius resursus: tarkime informacinių technologijų srityje vyko projektas, kuriam sprendimui paruošti, testuoti bei įdiegti buvo naudojamos aplinkos. Atliekant sprendimo testus, visada reikalinga kokie nors duomenys, kad būtų patikrinama, ar įvairūs proceso žingsniai suveiks kaip ir turėtų suveikti. Kai projektas užsidaro, visi net pamiršta, kad aplinkos turi būti išvalomos nuo naudojamų duomenų. Kodėl tai blogai, dėl to, kad yra naudojama aplinkos talpa, jos nepakakus, kiti projektai gali būti priversti didinti aplinkos talpą, kas dažniausiai išaugina projekto kainas.
Resursų valdymas yra labai plati tema, viršuje pateikiu, tik pagrindinius niuansus, apie kuriuos būtų verta pagalvoti, diegiant resursų valdymą projektų valdyme.