Projekto inicijavimas ir kokie turėtų būti pagrindiniai planavimo žingsniai

Projektas yra veikla, kuri turi labai aiškią pradžią ir pabaigą. Projektas yra apie tai, kad jo pabaigoje turi būti pasiektas unikalus rezultatas, sukurtas unikalus produktas ar paslauga. Nepriklausomai, kokį rezultatą projekto įgyvendinimo metu siekiama pasiekti, visiems dažniausiai taikomi tie patys iniciavimo žingsniai.

Ką dar verta žinoti apie projektus?

Labai neretai projektai yra pokyčius produktuose ar tam tikrų papildomų reikalavimų įgyvendinimas, kurie nepakeičia produkto ar paslaugos esmės, tačiau konfigūruoja ar prideda papildomas funkcijas, šiuo atveju taip yra pasiekiamas unikalus rezultatas, dėl šios priežasties ši veikla tai pat galima būti klasifikuojama kaip projektas. Tačiau ne visos organizacijos turės tik pradžios ir pabaigos bei unikalumo kriterijų, dažnos organizacijos turi papildomus kriterijus, siekiant nustatyti, ar planuojamas pokytis yra projektas, programa o gal tiesiog mažas pokytis. Tie kriterijai gali būti:

1. Įtaka organizacijai, tai yra ar liečia kritinius organizacijos procesus ar paslaugas

2. Reikalingos investicijos dydis

3. Įtakojamų sričių, procesų, produktų, informacinių technologijų sistemų skaičius

4. Komandos dydis, kuris yra reikalingas pokyčiui įgyvendinti

5. Suinteresuotųjų šalių skaičius

6. Išorinių rangovų skaičius, jei jų yra

... ir taip toliau

Kokie pagrindiniai projekto iniciavimo žingsniai?

Projekto valdymas pagal PMBOK labai plačiai yra aprašomas projektų iš visų projekto valdymo ciklų pusių. Didžioji dalis žingsnių priklausomai nuo organizacijos brandos yra taikoma ir praktikoje. Vieni pagrindinių žingsnių projektų iniciavimui yra:

• visų pirma daugelyje organizacijų apie naujus projektus prašoma pagalvoti jau metus į priekį, kai organizacija planuoja savo metinį biudžetą, tikslus, pajamų augimą, papildomus reikalavimus iš vyriausybės veiklai vykdyti ir t.t.

• labai neretai, jei projektas nebuvo įtrauktas į metinį organizacijos planą, sunkiai gali būti inicijuojamas dėl įvairiausių resursų stokos, kaip: žmonių, pinigų ir t.t.

• tačiau jei projektas yra suplanuotas metiniame organizacijos plane, tokiu atveju visi projektai jų iniciavimo metu turi turėti artefaktus:

  1. projekto verslo planą, t.y. kokias naudas projektas planuoja pasiekti po projekto įgyvendinimo

  2. projekto apimtį: kokie pakeitimai įtraukti ir kokie bus neliečiami

  3. verslo reikalavimai: kaip turi atrodyti procesas, paslaugas ar produktas po projekto įgyvendinimo

  4. suinteresuotųjų šalių sąrašas

  5. sprendimo priėmėjų sąrašas

  6. ir galiausiai projekto iniciavimo metu, reikalingas susitikimas, kuriame visos suinteresuotosios šalys kartu su projekto komanda yra supažindinamos su “žaidimo taisyklėmis”, t.y. kaip, kada ir kam projekto progresas bus pristatomas, kokia yra projekto komanda, kokie yra pirminiai žingsniai. Žinoma, reikia nepamiršti, kad projekto iniciavimo susitikimo metu privaloma pristatyti, apie ką inicijuojamas projektas yra ir kokių naudų norima pasiekti.