Projektų valdymas turi labai aiškų projekto apibrėžimą. Projektas - tai yra veiksmas, kuris sukuria unikalią paslaugą, produktą ar rezultatą; tai yra veiksmas, kuris turi labai aiškią pradžią ir pabaigą. Bet ar visose organizacijose projekto sąvoka yra ta pati?
Kokie organizacijoje vykstantys pokyčiai arba atliekami veiksmai gali būti laikomi projektais?
Kiekvienoje organizacijoje galite rasti pokyčių ar veiksmų, kurie atitiktų bendrinį projekto apibrėžimą. Tačiau kiekvienas veiksmas, tarkime įmonės rezultatų ketvirčio rezultatų parengimas negali būti traktuojamas, kaip projektas, nors:
turi pradžią ir pabaigą,
sukuria unikalų tik tą konkretų laiko periodą apibrėžaintį rezultatą.
Pagrindinis žymuo, kodėl įmonės ketvirčio ataskaita negali būti laikoma projektu yra tai, kad tai yra nuolatos pasikartojantis veiksmas.
Taigi, kokie kriterijai gali būti taikomi skirtingose organizacijose, kai kalbame apie projektus?
Dalinuosi keleta kriterijų, kuriuos įmonės taiko, kai bando nustatyti, ar konkretus veiksmas gali būti klasifikuojamas kaip projektas, kas lemia projektų valdymo proceso suaktyvinimą.
Projektams nustatyti taikomi papildomi kriterijai:
kaina: tai yra jei pokytis organizacijai kainuos nuo tam tikros sumos, vadinasi tai gali reikšti, kad yra projekto dydžio pokytis arba veiksmas
įtaka organizacijai: jei pokytis turi didžiulę įtaką organizacijai, tarkime organizacija įeina į kitas rinkas, stipriai keičia savo veiklos kryptį, keičia savo informacinių technologijų struktūra ir t.t. Tokiais atvejais pokytis gali būti traktuojamas, kaip projektas.
suinteresuotojų šalių skaičius: jei pokytis paliečia tarkime 3 ir daugiau suinteresuotąsias šalis, organizacija gali prašyti, kad tokiems pokyčiams būtų taikomas projektų valdymas bei jo procesas
išorinės įsipareigojimai: organizacijos projekto apibrėžime gali būti sąlyga, kad jei pokytis yra inicijuojamas, nes to reikalauja teisės aktai ir kitos reguliacinės priemonės, tam, kad išlaikytų reikiamą kontrolę ir aiškumą, organizacija gali sakyti, kad projektas vykdomas visais atvejais, kai jie yra susiję su išoriniais reikalavimais
išorinių kompanijų įtraukimas: organizacijos gali nuspręsti, kad pokytis bus laikomas projektu visais atvejais, jei jam įgyvendinti reikės kitų organizacijų įtraukimo
Šie ir daugiau sąlygų gali būti įvesta į projekto bendrinį apibrėžimą, tam kad, tik tiek pokyčiai, kurie yra organizacijai svarbiausi, sektų projektų valdymo praktikas.