Kiek kartų esate girdėję, kad inicijuoti projektą yra labai sudėtinga jūsų organizacijoje? Aš tą girdžiu nuolatos, nors iš šalies pažiūrėjus iniciavimo procesas neatrodo labai sudėtingas. Taigi aptarkime, kokie yra pagrindiniai projektų iniciavimo reikalavimai.
Kokie pagrindiniai dokumentai yra dažniausiai naudojami projektų iniciavimui?
Prieš pereinant prie dokumentų, prisiminkime, kas yra projektas. Projektų valdymas apibrėžią projektą, kaip veiksmą, kuris sukuria unikalią paslaugą, produktą ar rezultatą bei turi pradžią ir pabaigą.
Nepriklausomai nuoos projektų valdymo brandos, kiekvienoje organizacije rasite tam tikrus reikalavimus, kuriuos reikia atitikti, jei norite inicijuoti projeką.
Dažniausiai pasitaikantys reikalavimai projektui inicijuoti:
projekto aprašymas (anlgiškai: project charter) - šis dokumentas dažniausiai susideda iš:
priežasties - kodėl projektas yra reikalingas
tikslo - aprašymo kokį rezultatą siekiama pasiekti su projektu
pasekmės - kas būtų, jei projektas nebūtų inicijuojamas
pirminio projekto įgyvendinimo plano - pirminio įsivertinimo, kiek projektas gali užtrukti
proceso reikalavimų - t.y. kaip procesas turėtų veikti, po projekto įgyvendinimo
projekto verslo plano (angliškai: project business case) - šiame dokumente turite rasti:
kaštus - kiek projekto įgyvendimas bei palaikymas ilgalaikėje perspektyvoje (dažniausiai 5 - erių metų kontekste) kainuos organizacijai
naudas - kokia finasinė nauda bus pasiekta, pvz.: pajamų augimas, operacinių išlaidų mažinimas, ir t.t.
atsipirkimo laikotarpis (angliškai: payback year) - šis yra vienas iš lengviausiai apskaičiuojamų rodiklių, kuris padeda suprasti, kiek metų užtruks, kol visi su projektu susiję kaštai atsipirks. Šis rodiklis skaičiuojamas lyginant planuojamas naudas su išleistais projekto kaštais, pvz. projektas kainavo 200 eurų, o nauda per metus yra 100 eurų - projektas atsipirks per 2 metus