Paieškos rezultatai

Daugelis iš mūsų yra girdėjęs organizacijos strategija, organizacijos vizija, strateginiai organizacijos tikslai, organizacijos strategijos kūrimas bei įgyvendinimas, organizacijos strateginė kryptis, trumpalaikė ir ilgalaikė organizacijos strategija, ir taip toliau. Tačiau ar žinome, apie ką strategijos valdymas yra ir kokia iš jo nauda organizacijai? Strateginis valdymas – kas tai yra? Strateginis valdymas yra tam tikra prasme procesas, kurio metu yra: a) apibrėžiama įmonės strategija arba kitaip tariant organizacijos strateginiai tikslai, t.y. kuo organizacija nori tapti tam tikrame laikotarpyje, bei kaip sutarti tikslai bus siekiami – paruošiamas įgyvendinimo planas, b) planas yra įgyvendinamas ir c) vykdoma stebėsena bei kontrolė, kaip sekasi siekti sutartų strateginių tikslų. Ko galime tikėti iš strateginio valdymo? Strateginis valdymas organizacijoje turi apibrėžti, kaip: kokio laikotarpio startegiją organizacija planuos organizacija planuos savo ilgalaikę ir trumpalaikę strategiją, kiekvienais metais kas suplanuotą strategiją tvirtins ir kuriuo metų periodu tai bus atliekama kas dalyvaus organizacijos strategijos planavime kas ir kaip bus ruošiamas startegijos pasiekimo veiksmų planas kaip bus tikrinama, ar sudėliotas organizacijos strategijos veiksmų planas progresuoja taip, kaip planuota, ar vis dėlto reikalingi korekciniai tikslai kas kažkiek laiko, organizacijos strategijos siekimas bus audituojamas kaip ir kokiomis priemonėmis organizacijos darbuotojai, bus įgalinti siekti organizacijos strateginių tikslų kokiais rodikliais bus matuojama strateginių tikslų pasiekimo būsena ir kaip šie rodikliai bus diegiami arba ne visai likusiai organizacijai bei jos darbuotojams Strateginis valdymas savo etapais labai panašus į projektų valdymo metodiką, t.y. turi planavimo, diegimo bei monitorinimo stadijas. Tačiau strategijos valdymas įtakoja visas organizacijos sritis pradedant nuo personal valdymo ir baigiant net įranga, kurią naudoja organizacija bei jos darbuotojai.

Projektų valdymas yra labai plačiai taikoma praktika pasaulyje, kurią galima taikyti įvairiausiose ne tik verslo, bet ir gyvenimo situacijose. Tačiau, ar yra kas nors, apie ką reiktų pagalvoti, prieš diegiant projektų valdymą verslo organizacijoje? Ar projektų valdymas ir jo principai yra tokie patys skirtingose verslo srityse? Į šį klausimą atsakymas yra ir taip ir ne. Tai yra, bendrąja prasme projektų valdymo praktika yra taikoma visur vienoda: prieš projekto iniciavimą yra sudėliojama projekto idėja bei siekiamos projekto naudos prieš pradedant ruošti projekto planą, yra nusprendžiami, kokie sprendimo būdai yra galimi ir kurį rinktis tada yra planuojami projekto veiksmai, ruošiamas detalus planas bei vertinamos galimos netikėtos situacijos paruošus projekto detalųjį planą yra atliekamas projekto įgyvendinimas po projekto įgyvendinimo yra vertinamos gaunamos naudos bei išmoktos pamokos Visi šie žingnsniai yra puikia pritaikomi bet kuriai verslo sričiai, pradedant tuo statybų verslo ir baigiant informacinėmis technologijomis. Taigi, į ką reiktų atkreipti dėmesį, kai norime diegti projektų valdymo metodiką savo verslo įmonėje? Projektų valdymo diegimas atrodo labai lengvas, pasakytumėte, kas čia yra: sugalvojai pagrindinius projekto gyvavimo ciklus, sudėliojai pagrindinius projekto žingsnius bei reikalavimus ir paleidai į gyvenimą. Iš dalies tai tiesa, tačiau yra keletas dalykų, apie kuriuos labai svarbu pagalvoti, prieš piešiant, koks projektų valdymo procesas bus organizacijoje: įsivardinkite, kokią problemą norite spręsti su projektų valdymo praktika įsivardinkite, ką norite laikyti projektu – ne visus pokyčius reiktų vadinti projektais, tai gali išbranginti pačių mažiausių pokyčių diegimą kai žinote, kokie pokyčiai bus įvardijami projektais – atsakykite į klausimą, kiek tokių pokyčių būna organizacijoje per metus atsakymas į trečią klausimą padės jums įsivertinti ant kiek sudėtinga projektų valdymo praktika reikalinga, t.y. jei projektų kiekis organizacijoje nusimato didelis, vadinasi gali prireikti projektų priklausomybių, rizikų valdymo bei keli sprendimo priėmimo žingsniai dar vienas svarbus momentas – kokia projektų valdymo branda organizacijoje: nors ir nesant oficialiai projektų valdymo metodika, ar yra žmonių, kurie valdo pokyčius pagal projektų valdymo praktikas? Jei branda yra žema ir žmonės nelabai žino projektų valdymo principus, labai svarbu, kad pirmieji projektų valdymo diegimo etapai būtų kuo paprastesni ir palaipsniui ugdant organizaciją diegiami sudėtingesni etapai

Projektų valdymas yra labai plačiai taikoma metodologija pasaulyje. Yra bene du geriausiai žinomi projektų vadovams skirti sertifikatai (PMP pagal PMBOK / PMI ir Prince), kurie padeda identifikuoti, ar žmonus turi projektų valdymo žinias. Tačiau, kai kalbame apie projektų vadovus, ar kiekvienas turintis projektų valdymo sertifikatą, gali būti IT projektų vadovu? Kokias žinias suteikia PMP pagal PMBOK / PMI ir Prince? PMP pagal PMBOK yra kilusi iš Jungnių Amerikos valstijų, tuo tarpu Prince yra labiau britiška versija apibūdinanti, kas yra projektų valdymas. Nors praktijos kyla iš skirtingų žemynų, jos abi kalba apie bendrinį projektų valdymą, tai yra, kokie yra pagrindiniai žingsniai taikomi, kai yra valdomi projektai organizacijose. Tačiau jose nieko nėra užsiminama apie Informacinių technologijų projektus bei tai kaip jie turėtų būti valdymi. Taigi jei turite PMP ar Prince sertifikatą ir žinote, kaip taikyti šiose praktikose aprašytas praktikas, ar galėtumėte būti IT projektų vadovu? Trumpas atsakymas į šį klausimą, būtų deja "ne". Kodėl? Informacinių projektų valdymo srityje yra begalė kitų procesų, kuriuos su šiais pokyčiais dirbantys projektų vadovai turi išmanyti. Kokie tie procesai: sprendimo testavimas ir jo etapai: sistemos integracijų testai, sistemos vartotojų priėmimo testai, sistemos veikimo stabilumą užtikrinantys testai, saugumo testai sprendimo paleidimas: dažniausiai organizacijose egzistuoja tam tikri kalendoriai, kuriomis dienomis paruoštas sprendimas gali būti sudiegtas į visiems vartotojams pasiekiamą aplinką, prieš tai atliekant yra įvaraus lygio patikros, siekiant užtikrinti, kad sprendimas, kurį yra ruošiamasi paleisti, nesugriaus egzistuojančios infrastruktūros sprendimo dizainas ir jo etapai: priklausomai nuo organizacijos dydžio bei jos komplesiškumo, kiekvienas naujas sprendimas ar sistemo pakeitimas yra peržiūrimas ir tvirtinamas visos IT infrastruktūros kontekste, tai yra ne projektai priima sprendimą, kokį sprendimą diegti, o už IT infrastruktūrą atsakingi žmonės. Projektas šiuo atveju užtikrina tik tai, kad su pasirinktu sprendimu būtų užtikrinami projekto tikslai sprendimo priėmimas tolesniam palikymui: kai paruoštas IT sprendimas yra sudiegiamas į vartotojams pasiekiamą aplinką, jisai turi būti perduodamas likusiai organizacijos daliai, kuri palaikys ir prižiūrės sistemą. Šiame etape egzistuoja begalė žingsnių susijusių su sistemos dokumentacija, žmonių mokymais ir taip toliau Šie ir daugiau procesų turi būti suprasti, prieš tampant IT projektų vadovu.

Pokyčių valdymas yra labai plati tema. Neretai pokyčių valdymas organizacijoje yra tapatinamas su projektų valdymu. Projektų valdymas yra būdas, kaip pokyčiai organizacijoje galėtų būti įgyvendinami, bet tai nėra tapatu. Tai, kas gi yra organizacijos pokyčių valdymas? Kas yra pokyčių valdymas? Priklausomai nuo to iš kurios srities žiūrėsite, pokyčių valdymas gali būti skirtingai traktuojamas: tarkime informacinių technologijų (IT) srityje pokyčių valdymas yra susijęs su mažų ir didelių IT pakeitimų diegimu produkcinėje aplinkoje, tuo tarpu iš žmogaus elgesio pusės pokyčių valdymas yra apibūdinamas naudojant Kubler – Ross pokyčių kreivę. Kas yra organizacijos pokyčių valdymas? Kai yra diegiami pokyčiai organizacijoje, pokyčių valdymas įgauna gilesnę prasmę ir vien gebėjimo valdyti projektus ar diegti procesus neužtenka. Tokiose situacijose labai svarbu pasitelkti ir supratimą, kaip žmonės reaguoja į pokyčius. Kiek organizacija yra adaptyvi pokyčiams? Kokią darbuotojų amžiaus grupę pokytis palies? Su kuo pokytis yra susijęs? Ar organizacijos vadovybė yra pokyčio ambasadoriai? Kada paskutinį kartą organizacijoje vyko didesnio mąsto pokyčiai? Šie ir dar daugiau klausimų yra svarbūs planuojant prokyčius organizacijoje bei bandant suprasti, koks teisingas būdas būtų įgyvendinti pokytį organizacijoje. Kalbant apie organizacijos pokyčių valdymą, vieni iš svarbiausių žingsnių yra: nustatyti jautriausią žmonių grupę organizacijoje, kuri gali labiausiai sureaguoti į pokytį nustačius šią žmonių grupę stengtis skirti daugiau dėmesio jiems, bandant suprasti jų baimes, dėl kurių netiki ar nenori pokyčio įgyvendinimo organizacijoje pagal galimybes stengtis juos įtraukti į pokyčių įgyvendinimą, kad žmonės jaustųsi pokyčio dalimi suplanuoti tinkamus komunikavimo kanalus pagal tai, kaip skirtingi padaliniai ar komandos yra paveikiami planuojamo organizacijos pokyčius. Dažniausiai pasitaikanti klaida, kad visiems komunikuojama vienodai ir per tuos pačius kanalus, taip žinutė tampa nuasmeninta bei gali nepasiekti dalies auditorijos Pagrindinė pokyčių valdymo organizacijoje taisyklė: suprasti, kokie žmonės, kaip bus paveikti bei kokia žmonių galima reakcija į pokytį atsižvelgiant aplinką organizacijoje.

Kiek kartų esate girdėję, kad inicijuoti projektą yra labai sudėtinga jūsų organizacijoje? Aš tą girdžiu nuolatos, nors iš šalies pažiūrėjus iniciavimo procesas neatrodo labai sudėtingas. Taigi aptarkime, kokie yra pagrindiniai projektų iniciavimo reikalavimai. Kokie pagrindiniai dokumentai yra dažniausiai naudojami projektų iniciavimui? Prieš pereinant prie dokumentų, prisiminkime, kas yra projektas. Projektų valdymas apibrėžią projektą, kaip veiksmą, kuris sukuria unikalią paslaugą, produktą ar rezultatą bei turi pradžią ir pabaigą. Nepriklausomai nuoos projektų valdymo brandos, kiekvienoje organizacije rasite tam tikrus reikalavimus, kuriuos reikia atitikti, jei norite inicijuoti projeką. Dažniausiai pasitaikantys reikalavimai projektui inicijuoti: projekto aprašymas (anlgiškai: project charter) - šis dokumentas dažniausiai susideda iš: priežasties - kodėl projektas yra reikalingas tikslo - aprašymo kokį rezultatą siekiama pasiekti su projektu pasekmės - kas būtų, jei projektas nebūtų inicijuojamas pirminio projekto įgyvendinimo plano - pirminio įsivertinimo, kiek projektas gali užtrukti proceso reikalavimų - t.y. kaip procesas turėtų veikti, po projekto įgyvendinimo projekto verslo plano (angliškai: project business case) - šiame dokumente turite rasti: kaštus - kiek projekto įgyvendimas bei palaikymas ilgalaikėje perspektyvoje (dažniausiai 5 - erių metų kontekste) kainuos organizacijai naudas - kokia finasinė nauda bus pasiekta, pvz.: pajamų augimas, operacinių išlaidų mažinimas, ir t.t. atsipirkimo laikotarpis (angliškai: payback year) - šis yra vienas iš lengviausiai apskaičiuojamų rodiklių, kuris padeda suprasti, kiek metų užtruks, kol visi su projektu susiję kaštai atsipirks. Šis rodiklis skaičiuojamas lyginant planuojamas naudas su išleistais projekto kaštais, pvz. projektas kainavo 200 eurų, o nauda per metus yra 100 eurų - projektas atsipirks per 2 metus

Projektų valdymas turi labai aiškų projekto apibrėžimą. Projektas - tai yra veiksmas, kuris sukuria unikalią paslaugą, produktą ar rezultatą; tai yra veiksmas, kuris turi labai aiškią pradžią ir pabaigą. Bet ar visose organizacijose projekto sąvoka yra ta pati? Kokie organizacijoje vykstantys pokyčiai arba atliekami veiksmai gali būti laikomi projektais? Kiekvienoje organizacijoje galite rasti pokyčių ar veiksmų, kurie atitiktų bendrinį projekto apibrėžimą. Tačiau kiekvienas veiksmas, tarkime įmonės rezultatų ketvirčio rezultatų parengimas negali būti traktuojamas, kaip projektas, nors: turi pradžią ir pabaigą, sukuria unikalų tik tą konkretų laiko periodą apibrėžaintį rezultatą. Pagrindinis žymuo, kodėl įmonės ketvirčio ataskaita negali būti laikoma projektu yra tai, kad tai yra nuolatos pasikartojantis veiksmas. Taigi, kokie kriterijai gali būti taikomi skirtingose organizacijose, kai kalbame apie projektus? Dalinuosi keleta kriterijų, kuriuos įmonės taiko, kai bando nustatyti, ar konkretus veiksmas gali būti klasifikuojamas kaip projektas, kas lemia projektų valdymo proceso suaktyvinimą. Projektams nustatyti taikomi papildomi kriterijai: kaina: tai yra jei pokytis organizacijai kainuos nuo tam tikros sumos, vadinasi tai gali reikšti, kad yra projekto dydžio pokytis arba veiksmas įtaka organizacijai: jei pokytis turi didžiulę įtaką organizacijai, tarkime organizacija įeina į kitas rinkas, stipriai keičia savo veiklos kryptį, keičia savo informacinių technologijų struktūra ir t.t. Tokiais atvejais pokytis gali būti traktuojamas, kaip projektas. suinteresuotojų šalių skaičius: jei pokytis paliečia tarkime 3 ir daugiau suinteresuotąsias šalis, organizacija gali prašyti, kad tokiems pokyčiams būtų taikomas projektų valdymas bei jo procesas išorinės įsipareigojimai: organizacijos projekto apibrėžime gali būti sąlyga, kad jei pokytis yra inicijuojamas, nes to reikalauja teisės aktai ir kitos reguliacinės priemonės, tam, kad išlaikytų reikiamą kontrolę ir aiškumą, organizacija gali sakyti, kad projektas vykdomas visais atvejais, kai jie yra susiję su išoriniais reikalavimais išorinių kompanijų įtraukimas: organizacijos gali nuspręsti, kad pokytis bus laikomas projektu visais atvejais, jei jam įgyvendinti reikės kitų organizacijų įtraukimo Šie ir daugiau sąlygų gali būti įvesta į projekto bendrinį apibrėžimą, tam kad, tik tiek pokyčiai, kurie yra organizacijai svarbiausi, sektų projektų valdymo praktikas.

Tradiciniame projektų valdyme bei visiškai tradicinio Agile valdymo metu resursų valdymas yra atliekamas visiškai skirtingai, nors tikslas paties proceso toks pats: gauti reikiamus išteklius, žinoti, kur tie ištekliai yra, suprasti, kada tie ištekliai atsilaisvins. Tai kokie pagrindiniai skirtumai tarp projektų valdymo ir agile valdymo, kai kalbame apie resursų valdymą? Projektų valdymas ir Agile valdymas: kokie pagrindiniai skirtumai resursų valdyme? Vienas iš labiausiai žavinčių dalykų Agile valdyme yra tai, kad visa ši metodologija veikia tik tada, kai kiekvienai produktų sričiai yra 100% dedikuoti žmonės. Tai yra, ši komanda dirba su visais pakeitimais susijusiais su tam tikru produktu. Jie visus metus (ar du, ar tris, priklauso nuo organizacijos sprendimo) dirbs su skirtingais pakeitimais, bet toje pačioje produkto srityje bei komandoje. Toks resursų valdymas Agile valdyme labai padeda ir organizacijos biudžetavimo procesui, t.y. suskaičiuojami reikalingi kaštai komandai išlaikyti (ir visi kiti papildomi išoriniai kaštai) ir viskas. Tai labai naudinga ir resursų valdyme, nes labai daug proceso žingsnių tiesiog nebereikia: resursai būna suplanuoti metams ar ilgiau ir jie dirba su tiek pokyčių, kiek gali paimti pati komanda. Vienas iš minusų dedikuotų komandų yra tai, kad labai neretai, organizacijos operaciniai kaštai yra didesni, nei vykdant pokyčius įprastu projektų valdymo būdų ir skiriant žmones, ten, kur jie reikalingi ir didžiausio prioriteto klausimams. Kitas dalykas, kurį svarbu paminėti yra tai, kad labai dažnai organizacijose egzistuoja sritys (pvz. jei kalbame apie informacines technologijas taip gali būti su "core" sistema), kurios visada vienu ar kitu būdų yra įtakojamos visų pokčių. Tokiais atvejais, norint turėti 100% dedikuotas komandas, tokio lygio specialistų turi būti ko ne dvigubai daugiau. Projektų valdyme dažniausiai žmonės dirba prie kelių projektų vienu metu, taip sunkiau išlaikyti dėmesį, suprasti, kur, kuris žmogus prie kokio projekto kiek laiko praleidžia ir kur galbūt jų reikia mažiau ar daugiau, tačiau toks būdas organizacijoms kainuoja mažiau. Kai kalbame apie technloginius resursus, nei projektų valydmas, nei Agile valdymas didelės įtakos neturi. Įvairiausi įrankiai, aplinkos, bus vis vien reikalingos ir jas reiks valdyti bei prižiūrėti žmonėms, kurie tikrai nėra produktų komandos (Agile valdymo atveju) ar projektų komandos nariai. Nėra vienos taisyklės, kuris pokyčių valdymas yra teisingesnis, kai kalbame apie resursų valdymą. Visada labai svarbu suprasti, kaip organizacija veikia, kokius pokyčius dažniausiai atlieka bei kokios organizacijos apimtys.

Projektų valdymas susideda iš labai daug skirtgingų komponentų. Vienas iš jų - resursų valdymas. Labai daug kur tenka gauti, klausimą, kokie procesai ir įrankiai galėtų būti taikomi, kad būtų aišku kiek resursų reikia projektams įgyvendinti, kiek laiko jie bus reikalingi ir kada pagal resursų užimtumą būtų galima inicijuoti naują projektą. Kas yra resursų valdymas? Resursų valdymas apima visus reikiamus išteklius, kurie yra reikalingi projektui įgyvendinti. Tai gali būti: žmonės, mašinos, serveriai, įrankiai, ir t.t. Resursų valdymas pats savaime apima: reikalingų išteklių planavimą, jų suteikimą ir atidavimą, kai projektas užsibaigia. Apie ką svarbu pagalvoti prieš diegant resursų valdymą projektų valdyme? Yra keletas dalykų apie, kuriuos reikia visada pagalvoti, kai yra ruošiamasi resursai valdymo diegimui projektų valdyme: Projekto vadovas reikalingus resursus turėtų suplanuoti bent 2 mėnesiais iš anksto. Kodėl? Nes nesvarbu, kokio dydžio organizacija tai būtų, kai kuriose sirtyse gali būti tam tikri tam tikrų kompetencijų limitai dėl organizacijos istorinių priežasčių, dėl tokios rinkos situacijos, dėl to, kad toje pačioje srityje vyksta daug kitų projektų. Jei organizacijoje vyksta daugiau nei 3 - 5 projektai (priklausomai nuo jų sudėtingumo), resursų valdymui reikalingas įrankis, kuriame būtų galima matyti: kur šiuo metu resursai yra naudojami, kada jie atsilaisvins, kuris projektas jau laukia išteklių. Geriausio įrankio nėra, aš pati pradėjau su excel, tada perėjome į Jira, tačiau nei vienas įrankis neveiks jei tie, kurie turi užsakyti resursus, tie, kurie juos turi skirti ar atlaisvinti, nesinaudos įrankiu ir atitinkamai to nežymės tam skirtose vietose. Kai projektas baigiasi, resursai turi būti atlaisvinti. Šita dalis yra viena dažniausiai primirštamų. Kodėl? Kalbu, ne apie žmogiškuosius resursus, o labiau apie tevhnologinius resursus: tarkime informacinių technologijų srityje vyko projektas, kuriam sprendimui paruošti, testuoti bei įdiegti buvo naudojamos aplinkos. Atliekant sprendimo testus, visada reikalinga kokie nors duomenys, kad būtų patikrinama, ar įvairūs proceso žingsniai suveiks kaip ir turėtų suveikti. Kai projektas užsidaro, visi net pamiršta, kad aplinkos turi būti išvalomos nuo naudojamų duomenų. Kodėl tai blogai, dėl to, kad yra naudojama aplinkos talpa, jos nepakakus, kiti projektai gali būti priversti didinti aplinkos talpą, kas dažniausiai išaugina projekto kainas. Resursų valdymas yra labai plati tema, viršuje pateikiu, tik pagrindinius niuansus, apie kuriuos būtų verta pagalvoti, diegiant resursų valdymą projektų valdyme.

Šiais laikais yra begalė informacijos šaltinių, kur galima rasti atsakymus bei sprendimus į pačius netikėčiausius klausimus. Todėl kartais kyla klausimas, kam reikalingas mokamas konsultavimas verslo klausimais, kai internete yra neišsemiami klodai įvairiausių procesų, dokumentų šablonų, patarimų, video mokymų ir t.t.? Pradėkime nuo to, kas gi yra verslo konsultacija? Konsultavimas verslo klausimais gali turėti daugiau nei kelias kryptis: kai tam tikrais klausimais galima prašyti patarimo bei pavyzdžių, kaip skirtingos verslo problemos gali būti sprendžiamos kai esant tam tikrai verslo problemai siekiama ne tik patarimo, bet ir sprendimo įgyvendinimo kartu su žmonių mokymu kai esant tam tikrai problemai organizacijoje, norima suprasti arba pasitikrinti tikrąsias priežastis, kurios sukelia esamą situaciją organizacijoje kai dėl žmonių trūkumo, ieškoma papildoma pagalba naujiems procesams, įrankiams diegti kai norima suprasti ar tam tikri procesai organizacijoje yra reikalingi ir teiktų tam naudą Kaip žinoti, kada reikalinga verslo konsultacija? Konsultavimas verslo klausimasi galėtų būti svarstomas, kai: organizacija turi ribotas laiko ir žmonių išteklius problemai spręsti. Tokiu atveju geriausia yra kreiptis pagalbos, kad organizacijoje egzistuojantis klausimas būtų kuo greičiau išspręstas bei žmonės apmokyti jaučiama, jog organizacija yra įstrigusi ir nei vieni iš taikomų metodų nepadeda išspręsti kilusios problemos. Tokiais atvejais žmonės teikiantys konsultavimo paslaugas gali: atsižvelgdami į kitose organizacijose matytas patirtis, iš šalies geriau įvertinti, kokios yra tikrosios priežastys, dėl kurių organizacija tam tikroje srityje susiduria su sunkumais padėti suprasti, kurie veiksmai yra tinkamiausi problemai spręsti – kartais problema yra aiški, tačiau veiksmai nėra teisingi norima įsivertinti, kokie pagal organizacijos aplinką, jos brandą bei kultūrą pokyčių, projektų, strategijos valdymo ar kiti procesai yra reikalingi bei tinkami reikalinga pagelba norint parduoti naujas idėjas organizacijos vadovybei, t.y. papildomos įžvalgos iš šalies gali padėti įvertinti bei pateikti galimas naudas naujų procesų ar veiklos būdų diegimui

Kai išgirstu du žodžius „verslo konsultacijos“, neretai būnu skeptiška dėl jų teikiamos paslaugų kokybės. Toks požiūris daugybę metų dirbant srityje, kur neretai yra kreipiamasi verslo konsulatų pagalbos ar patarimo. Ir kartais deja atsitikdavo taip, kad negaudavome to rezultato, kurio norėdavome arba gaudavome labai bendrinius patarimus, kurie nebūtinai pritaikomi mūsų organizacijai. Ir čia ne apie tai, kad verslo konsultantai buvo ne kompetentingi – visi jie buvo savo srities profesionalai tam tikrame lygyje, tiesiog mes nebuvo pilnai pasiruošę tokiam darbo principui. Taigi, ką vertėtų žinoti ir kaip pasiruošti prieš kviečiant verslo konsulatus į savo namus? Kada vertėtų kreiptis pagalbos į verslo konsultacijas teikiančius asmenis ar organizacijas? Verslo konsultacijos yra paslauga, kurią teikia įmonės ar atskiri asmenys, kurie padeda įvairiausio tipo organizacijoms veikti bei gerinti tam tikras sritis. Sričių yra labai daug, vienas iš pavyzdžių galėtų būti projektų valdymas: tarkime organizacijoje sekasi prastai vykdyti projektus, jie visada vėluoja, žmonės nesupranta kokie žingsniai turi būti atlikti ir jų neatlieka ir t.t. Tokiais atvejais, jei organizacijos viduje pabandžius ištaisyti potencialias procese ar žmonių supratime egzistuojančias klaidas, nepavyksta pasiekti pagerėjimo, visada rekomenduotina kreiptis į išorinius žmones, kurie šviežiomis akimis galėtų pažvelgti į jūsų problemą. Kaip pasiruošti verslo konsultacijoms? Kartais nėra pagalvojama, kad itin svarbus yra pasiruošimo momentas prieš kviečiant verslo konsultantus į savo organizaciją. Taigi, iš ko pasiruošimas turėtų susidaryti? visų pirma įsivardinkite, kokias sritis norite tobulinti nuimkite dabartinį srities paveikslą – labai svarbu yra turėti dabartinę situaciją apibūdinančius kiekybinius rezultatus nusistatykite, kokio pagerėjimo kiekybiniuose rezultatuose tikitės ir kokioje laiko kontekste apsispręskite, kaip norėsite matuoti, ar verslo konsultacijų suteiktos paslaugos jums buvo sėkmingos ir suteikė naudą apibrėžkite, kaip matuosite, ar darbai, kuriuos sutarėte su verslo konsultantais yra atliktas – angliškai yra plačiai naudojamas išsireiškimas „definition of done“ Jei bent truputį šiek tiek laiko praleisite galvodami apie aukščiau įvardintus kriterijus, yra didesnė tikimybė, kad po bendradarbiavimo su verslo konsultantais liksite patenkinti.

PMO (angliškai Project Management Office) yra komanda, kurios viena iš funkcijų yra kontrolė. Skirtingose organizacijose reikalinga skirtingas kontrolės lygis projektų valdyme. Kaip žinoti, kada ir kokio lygio PMO kontrolė reikalinga? Kas susiveda į PMO kontrolės funkciją? projektų valdymo dokumentų turinio kontrolė: tikrinimas, ar dokumentai paruošti teisingai ir visa reikalinga informacija yra pateikta bei aprašyta projektui rekalingų surinkti vizų kontrolė: patikra ar projektų vadovas turi visus įrodymus, kad visi, su kuriais turėjo susiderinti susiderino projekto biudžeto plano kontrolė: patikra ar visi reikalingi kaštai suskaičiuoti ir suplanuoti projekto biudžeto išlaidų kontrolė: ar tiek, kiek buvo planuota projektas išleido, jei ne, kokios to pokyčio priežastys projekto įgyvendinimo plano kontrolė: detalaus projekto plano peržiūra įvertinant, ar jisai užtektinai detalus, ar užduotys priskirtos žmonės, ar logiškos trukmės skirtos skirtingoms fazėms, koks užduočių įgyvendinimo metodas pasirinktas (paralaliai ar viena po kitos) bei gilinimasis, kiek šis planas yra realistiškas projekto komandos sudėties kontrolė: ar visi reikalingi resursai yra priskirti ir projektas yra pasiruošęs judėti toliau projekto verslo plano kontrolė: ar projektas yra įsivertinęs planuojamas vertes, kurias planuoja pasiekti ir uždirbti projekto įgyvendinimo eigoje projekto rizikų bei priklausomybių įsivertinimo kontrolė: ar visos rizikos bei priklausomybės yra įvertintos, ar teisingai aprašytos bei ar teisingi savininkai priskirti, bei ar visai tai atsispindi projekto įgyvendinimo plane Kada ir kokio lygio PMO kontrolė reikalinga? Kai diegiama PMO funkcija visų kontrolės mechanizmų diegti nevertėtų, nes taip galima perlenkti lazdą, tose vietose, kur kontrolė gali būti perteklinė. Geriausia yra visų pirma įsivardinti pačias silpniausias vietas, kurias norima gerinti ir pakeitimus diegti palaipsniui, atsižvelgiant į: kokia projektų valdymo bei kitų procesų branda, koks savininkystės lygis, t.y. ar žmonės supranta savo atsakomybių ribas ir veikia kaip jų savininkai bei lyderiai kokios svarbos bei kompleksikos projektai vyksta: jei projektai nėra tarpusavyje priklausom ir neturi griežtų terminų, kuriuos praleidus gali labai organizacijai skaudėti, tuo mažiau kontrolės reiktų taikyti

PMO (angliškai project management office) yra projektų valdymo skyrius, kuris atlieka organizacijoje vyskatnčių projektų kontrolę, stebėseną, priežiūrą. Tačiau, ar visose organizacijose, kuriose vykdomi projektai yra reikalinga PMO funkcija? Kokios pagrindinės PMO funkcijos? PMO yra padalinys, kuris atlieka aibę funkcijų, vienos pagrindinių jų yra: projektų valdymo proceso kontrolė projektų valdymo brandos auginimas projektų stebėsena projektų dokumentacijos bei rezultato kokybės kontrolė metinio projektų plano sudarymas ir palaikymas projektų valdymo įrankių įdiegimas ir palaikymas ... Kaip žinoti, kada PMO funkcija yra reikalinga organizacijoje? Kalbant apie PMO poreikį manau labai svarbu atsižvelgti į kelis aspektus: kokioje aplinkoje veikia organizacija: jei organizacija veikia stipriai kontroliuojamoje aplinkoje, organas, kuris prižiūri visus joje vykstančius pokyčius labai praverstų kokia vidinė organizacijos aplinka: jei organizacijoje egzistuoja striprios projektų valdymo žinios, procesai yra brandūs ir žmonės žino, kas kaip veikia - PMO funkcija gali būti nereikalinga, bet jei yra atvirkščiai, norint užtikrinti sklandų projektų valdymą - PMO funkcija yra neišvengiama kokia organizacijos struktūra: jei organizacijoje yra didžiulė funkcijų segregacija ir kiekvienas padalinys prižiūri tik savo mažą gabaliuką srities, PMO tokiose organizacijoje padeda surasti tinkamus savininkus, kai reikalingas pokyčių diegimas kokio tipo projektai dažniausiai vyksta: jei labai neretai įvairūs vykstantys projektai turi labai daug priklausomybių nuo vienas kito, tokiu atveju kažkam reikia prižiūrėti, kad šios skirtingos projektų komandos tarpusavyje kalbėtųsi bei suprastų vienas kito priklausomybes